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Dicas para credenciamento em eventos

O credenciamento de eventos é uma excelente opção para quem quer deixar uma boa impressão logo na entrada do evento. Mas é preciso ter bastante cuidado, pois o credenciamento exige cuidados especiais. Se por uma eventualidade as etapas do cronograma não saírem como o planejado , o resultado final pode ser comprometido.

Um problema comum na maioria dos eventos é as esperas na fila! Essa situação acaba causando insatisfação por parte dos participantes e ainda gera a impressão de desorganização por parte da comissão. Por esse motivo, é importante fazer um bom planejamento para que isso não ocorra.

O credenciamento possui diversos benefícios, além de deixar uma boa impressão logo na entrada do evento, ele também oferece recursos importantes para gestão de eventos. Veja quais são essas funções:

  • Avaliação do comparecimento – O check-in permite saber com precisão quantos participantes estão presentes, quantos deixaram de comparecer e até mesmo em que fase do evento isso ocorreu.
  • Segurança – É fundamental para a segurança dos eventos contar com a identificação de quem está circulando durante a programação.
  • Base de dados – O credenciamento permite manter atualizada a base de dados dos participantes, que, por sua vez, poderá ser incluída no CRM das empresas promotoras ou patrocinadoras.
  • Marketing – Nesta etapa já podem ser realizadas ações de marketing, tais como a entrega de brindes. Um credenciamento eficiente, aliás, já é uma forma de branding do seu evento.

Confira algumas dicas que irão agilizar o credenciamento no seu evento e garantir que todos saíam de lá contentes e, com uma boa primeira impressão.

Tenha pessoal suficiente

Pode ser uma indicação óbvia, mas é comum que a fase de credenciamento esteja a cargo de equipes muito pequenas para o porte dos eventos. Para definir o tamanho ideal, também deve se levar em consideração o tempo disponível para essa etapa pré-programação.

Eventos com um grande número de participantes precisam contar com um período mais longo de credenciamento. Ou, então, dispor de equipes maiores para lidar com um grande número de pessoas num prazo mais curto. Isso pode ocorrer também com a divisão de tarefas relativa à identificação, entrega de crachás e material etc.

Organize as filas

Nos eventos de médio e grande portes, ou com um prazo de credenciamento mais curto, torna-se necessário organizar as filas para que esta etapa ocorra de forma mais suave possível. Uma opção é instalar mesas por ordem alfabética (A-E, F-N…), sempre com sinalização adequada.

A organização das filas também requer planejamento adequado. Do contrário, haverá aglomerações que vão dificultar a entrada no evento em si. Distribua as filas de forma a que haja espaço suficiente para que as pessoas já credenciadas possam ingressar na locação.

Crie um ambiente favorável

Credenciar participantes num local apertado e sem decoração não vai contribuir em nada para uma impressão favorável dos que estão chegando. Se você investiu numa decoração temática, ela também deve estar presente na entrada. Música e vídeo também são bem-vindos, até para distrair os participantes durante o tempo em que permanecerem na fila.

Um aspecto importante é o da recepção de convidados e palestrantes que, se possível, devem ter um tratamento diferenciado, com entrada agilizada e acomodações adequadas enquanto se preparam para o momento de suas apresentações.

Faça um registro eficiente

Uma etapa de registro bem realizada será fundamental para agilizar o processo de credenciamento. De preferência, faça uma gestão de dados integrada utilizando uma plataforma para eventos, o que vai evitar a perda de dados no momento do credenciamento.

Também é importante manter listas separadas, para o caso de pane em equipamentos. Outra providência importante é dispor de meios para realizar a inscrição e o credenciamento no dia do evento (desde que isso seja permitido pela gestão de eventos, naturalmente), para atender a algum eventual retardatário.

Use e abuse da tecnologia

A tecnologia mobile para eventos avançou muito na área de credenciamento. O processo tornou-se quase automático, com o uso de smartphones, apps para eventos e tecnologias como o QR Code que possibilitam a impressão de crachás no momento do check-in. Isso permite, inclusive, a terceirização completa do credenciamento, com economia de recursos com treinamento e contratação de pessoal.

O uso da tecnologia também implica certos cuidados. É preciso compatibilizar equipamentos próprios com os materiais fornecidos pela empresa responsável pelo credenciamento (impressoras com etiquetas, por exemplo). E, naturalmente, certificar-se de que a locação tenha a infraestrutura necessária para manter tudo funcionando sem falhas.

Fonte: inevent.us

 

 


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